Хранение документов

Сроки хранения документов

Срок хранения документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Сроки хранения документации устанавливают для обеспечения сохранности документов.

Определение сроков хранения документов в архиве требуется осуществить перед отправкой документов на хранение. Главным параметром определения срока хранения является результат анализа важности документа с точки зрения научной и практической ценностей. Анализ документов на научную и практическую ценность производит экспертная комиссия. В ходе проведения анализа производится выявление материалов для архива, а также выявление сроков хранения.

Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:

В ходе проведения анализа производится выявление материалов для архива, а также выявление сроков хранения.
Документы постоянного срока хранения в организациях хранятся обычно до ее ликвидации.

Сроки временного хранения отдельных видов архивных документов указаны в статье 22 Закона № 125-ФЗ, а отсутствующие в этом Перечне: технологическая и конструкторская документация — 15 лет, проектная документация по капитальному строительству — 20 лет, научная документация — 15 лет и д.р.

Сдай макулатуру и получи диплом за вклад в сохранение окружающей среды и экологическую ответственность.

Уничтожение архивов методом шредирования (измельчение) от 1 кг бесплатно при условии самоввоза.

Предлагаем Вам новую услугу: «Мобильный Шредер». Это единственный в Санкт-Петербурге автомобиль, предназначенный для оперативного Уничтожения на Вашей территории конфиденциальной информации.

уничтожение
любой документации. архива

Наши контакты: 8 (812) 337-10-84 8 (921) 995-40-50, ud@promgroup.spb.ru

Утилизация конфиденциальной информации и архивных документов. Мы уничтожаем материалы на любых носителях методом промышленного шредирования. Фракция измельчения соответствует IV уровню секретности Европейского Стандарта DIN. Кроме этого, мы предлагаем услугу мобильного шредера — уничтожение документов с выездом к заказчику. Это гарантирует абсолютную конфиденциальность, надежность и оперативность.

Источник:
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов
http://unichtozheniedokumentov.ru/sroki_hraneniya_dokument

Статья 17

Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры

бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых

в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но

не менее пяти лет.

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной

политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием

сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после

года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности

в последний раз.

3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров

бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Комментарий к статье 17

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы

подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы

до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных

помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах

или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся

к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке

и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним

документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться

непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских

отчетов и балансов в архиве организации определен согласно решению центральной

экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссией

Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года (см. с. 137-140).

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных

подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях

может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов

и балансов у организаций может производиться только органами дознания, предварительного

следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в

соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие

оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему

должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие,

соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых

документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные

и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих

изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти

тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить

своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации

назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители

следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем

Источник:
Статья 17
Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков,
http://bibliotekar.ru/kodex-10/17.htm

Хранение документов

Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

Годовая бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня

Сводная годовая бухгалтерская отчетность*

До ликвидации организации**

Квартальная бухгалтерская отчетность*

Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Месячная бухгалтерская отчетность*

Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним

До ликвидации организации**

Пункт 136 Перечня

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня

Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)

Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 10 лет

Пункт 170 Перечня

Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 150 Перечня

Книги покупок, книги продаж

Не менее полных 5 лет с даты последней записи

Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ № 914

Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Пункт 4 статьи 283 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН

Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня

Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России № 152

Лицевые счета работников

Не менее 75 лет

Пункт 153 Перечня

Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 155 Перечня

Пункт 162 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)

Пункт 163 Перечня

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы об оплате учебных отпусков

Пункт 165 Перечня

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

До ликвидации организации**

Пункт 166 Перечня

Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)

Пункт 167 Перечня

Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене

Пункт 179 Перечня

Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами

До ликвидации организации**

Пункт 181 Перечня

Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 192 Перечня

Договоры и контракты

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения

Пункт 186 Перечня

До ликвидации организации**

Пункт 187 Перечня

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 188 Перечня

Договоры о материальной ответственности

Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 189 Перечня

До ликвидации организации**

Пункт 275 Перечня

Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Пункт 277 Перечня

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Не менее 1 года****

Пункт 281 Перечня

Документы о премировании работников

Пункт 293 Перечня

Трудовые договоры (контракты, соглашения)

Не менее 75 лет

Пункт 338 Перечня

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

Не менее 75 лет

Пункт 339 Перечня

Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников

До момента востребования, но не менее 50 лет

Пункт 342 Перечня

Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 50 лет

Пункт 358 Перечня

Графики предоставления отпусков

Не менее 1 года

Пункт 356 Перечня

Документы по охране труда

Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении

Пункт 295 Перечня

Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией

До замены новым****

Пункт 304 Перечня

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Табели и наряды работников вредных профессий

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Не менее 45 лет

Пункт 312 Перечня

Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности

Не менее 10 лет

Пункт 316 Перечня

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)

Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)

Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России № 569

Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)

Документация по ККТ*****

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ № 470

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

Не менее 10 лет

Пункт 199 Перечня

Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

До ликвидации организации**

Полугодовые статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Квартальные статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)

Месячные статистические отчеты и таблицы

Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)

* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Источник:
Хранение документов
Хранение документов, сроки хранения документов, архивное хранение документов, хранение бухгалтерских документов, порядок хранения документов, истек срок хранения документа, государственное хранение документов, правила хранения документов, хранение управленческих документов, хранение учетных документов, хранение электронных документов, передача документов хранение, нарушение сроков хранения документов, хранение первичных документов, документы личного хранения.
http://center-yf.ru/data/Buhgalteru/hranenie-dokumentov.php

COMMENTS